Ja. Een wijziging in het bestuur moet je doorgeven aan de Kamer van Koophandel (KvK). Heeft de stichting een bankrekening? Dan moet je de wijziging ook aan de bank doorgeven. De statuten hoef je niet te wijzigen als er een wijziging in het bestuur plaatsvindt.
Verschillende soorten wijzigingen
In een stichtingsbestuur kun je verschillende wijzigingen doorvoeren. Die wijzigingen moet je documenteren en soms doorgeven aan andere organisaties. Denk aan het handelsregister, zodat de wijzigingen ook voor de buitenwereld kenbaar zijn. Ook de bank moet je vaak op de hoogte stellen van een wijziging.
- Wijziging van functie, een bestuurslid wordt secretaris. Dit kun je doorgeven aan de Kamer van Koophandel. Juridisch is het echter niet heel belangrijk. Het bestuur is immers collectief verantwoordelijk.
- Wijziging van tekenbevoegdheid. Een bestuurder wordt tekenbevoegd of de algemene tekenbevoegdheid wordt gewijzigd. Bijvoorbeeld de penningmeester mag vanaf nu alleen tekenen voor uitgaven tot €1.000. Deze wijziging moet je zeker doorgeven. Door dit te melden bij de Kamer van Koophandel heeft de wijziging kracht tegenover derden. Dat de bank het moet weten spreekt voor zich.
- Wijzigen in de zin van toetreden tot het bestuur of aftreden uit het bestuur, dus een bestuurswissel. Deze wijzigingen moet je verplicht doorgeven aan de Kamer. De bank heeft er niet veel mee te maken, tenzij het effect heeft op de tekenbevoegdheid.
Kamer van Koophandel
Als de bestuurswissel een feit is dient dit binnen een week doorgegeven te worden aan de Kamer van Koophandel (KvK). Dit gaat door middel van een wijzigingsformulier dat je op de website van de KvK kunt terugvinden.
Alleen de bestuursleden die zelf aftreden mogen deze wijziging doorgeven. Zij schrijven zichzelf uit en melden hun opvolgers aan.
Jouw bank
Ook bij jouw bank moeten wijzigingen in het bestuur tijdig worden doorgegeven. Dit is vooral belangrijk voor de tekenbevoegdheid.
Een nieuw bestuurslid is verplicht zich te legitimeren. Ben je al klant bij de bank als privépersoon dan hoeft je meestal niet in persoon langs te komen.
Denk bij het doorgeven van de wijzigingen bij de bank aan:
- Het nieuwe uittreksel van de Kamer van Koophandel. Bij sommige banken hoef je dit niet mee te nemen, maar wordt het kosteloos voor jou opgevraagd. Vraag dit na bij jouw bank.
- De statuten van jouw stichting.
- Kopieën van de originele documenten.
De statuten
In de statuten staan de eerste bestuurders. Dat zijn de bestuurders bij oprichting. Ga je de bestuurders wijzigen, dan hoef je niet de statuten aan te passen. Anders zou je voor elke bestuurswissel en/of functiewissel langs de notaris moeten. Dat is niet nodig. Deze wijzigingen in de bestuurders kun je kosteloos doorgeven aan de Kamer van Koophandel.
Je moet de bestuurswisseling wel vastleggen in notulen en deze goed bewaren. Daarmee is dan duidelijk welk bestuurslid is vertrokken per welke datum en welk nieuw bestuurslid ervoor in de plaats is komt.
Notulen
Notulen bestuursbesluit wijzigen stichtingsbestuur
Vastleggen van een wijziging in het bestuur. De benoeming van een bestuurslid en het ontslag van een bestuurslid zijn formele bestuursbesluiten. Die besluiten moeten in overeenstemming met de statuten worden genomen. Je moet het besluit ook goed vastleggen. Dat doe je met dit model voor een bestuursbesluit.
Notulen bestuursbesluit omvang bestuur stichting
Een wijziging in de omvang van het stichtingsbestuur. Vanaf nu zijn jullie met meer of juist minder bestuursleden. Het is een formele zaak en dus belangrijk om het besluit goed vast te leggen. Dat doe je met deze notulen voor een bestuursbesluit.