Wat staat er in een jaarverslag?

• Wat is een jaarverslag?
• 1. Bestuursverslag
• 2. De jaarrekening
• 3. Controle op de jaarrekening
• Overige elementen van een jaarverslag
• Tips bij maken jaarverslag

Wat is een jaarverslag?

In een jaarverslag leg je als stichtingsbestuur verantwoording af over het beleid dat je in het betreffende jaar heeft gevoerd. Het bevat een profiel van de stichting, een visie van het bestuur en cijfers die betrekking hebben op de organisatie.

Het financiële deel van een jaarverslag wordt ‘jaarrekening’ genoemd. Een jaarverslag van een stichting is bestemd voor donateurs maar ook voor de gemeente (subsidie), adverteerders, sponsors, subsidiegevers, financiers en andere belangstellenden.

1. Bestuursverslag

In het bestuursverslag beschrijf je de gang van zaken binnen de organisatie in de afgelopen periode. Ook geef je daarin aan in welke positie de organisatie zich aan het einde van het jaar bevindt. Oftewel, wat is er allemaal gebeurd en hoe staan we ervoor?

Daarnaast schets je een beeld van de te verwachten ontwikkelingen: de visie van het bestuur.

Tip! Wees eerlijk en reëel. Verval niet in koffiedik kijken, schat positieve ontwikkelingen voorzichtig in en stel negatieve ontwikkelingen niet te rooskleurig voor.

2. De jaarrekening

De jaarrekening is zonder twijfel het belangrijkste onderdeel van het jaarverslag. Het is de taak van de penningmeester om die te maken. Per post worden de cijfers van het afgelopen jaar gepresenteerd, liefst met vergelijkingsmogelijkheden met de jaren daarvoor.

De jaarrekening bevat ook de begroting voor het jaar dat komen gaat. Aan de jaarrekening zijn ook formele eisen gesteld.

Een jaarrekening bestaat uit:

• Balans;
• Toelichting op de balans;
• Winst- en verliesrekening;
• Toelichting op de winst- en verliesrekening;
• (Eventueel) Staat van Herkomst en Besteding van Middelen (SHBM).

3. Controle op de jaarrekening

Bij een stichting is die controle niet verplicht, maar subsidiegevers stellen meestal de voorwaarde dat dit wel gebeurt.

Overige elementen van een jaarverslag

• Titel en naam van de organisatie.
• Inhoudsopgave.
• Voorwoord van de voorzitter.
• Koppen en tussenkoppen en kantlijnwoorden die de onderwerpen verdelen.
• Illustraties waaronder diagrammen, schema’s en tabellen. Deze bevatten een bijschrift.
• De dagtekening geeft aan op welke datum het jaarverslag is vastgesteld.
• De ondertekening laat zien wie verantwoordelijk is voor het jaarverslag.
• Het colofon bevat informatie over uitgever, drukker, fotograaf, vormgever en tekstschrijver.

Tips bij maken jaarverslag

Een jaarverslag hoeft al lang niet meer gedrukt te zijn. Je kunt ook kiezen voor een compleet digitale variant. Dat biedt ook bijzondere mogelijkheden voor ontwerp en presentatie.

• Een jaarverslag is een visitekaartje van de organisatie. Stel iemand aan binnen de stichting die weet hoe hij alle partijen kan stimuleren om input te leveren.
• Het schrijven van alle jaarstukken voor een kleine organisatie neemt al gauw weken in beslag. Begin op tijd!
• Een jaarverslag hoeft geen dik boekwerk te zijn. Een kleine organisatie kan ook met enkele pagina’s volstaan
• Het verslag maar vooral het beleidsplan is een prima manier om de belangrijkste doelgroepen te vertellen wat je de komende tijd van plan bent. Gebruik ongeveer zestig procent van het verslag om naar de toekomst te kijken en veertig procent om terug te kijken.
• Maak jouw jaarverslag onderscheidend in vormgeving of opzet.
• Geef jouw organisatie een gezicht door het afbeelden van foto’s van mensen en medewerkers en door donateurs of stakeholders aan het woord te laten.
• Licht op sommige plaatsen een interessant detail uit om de publicatie aantrekkelijk te maken om te lezen.