Wat is een huishoudelijk reglement en wat moet erin staan?

• Wat is een huishoudelijk reglement?
• Inhoud huishoudelijk reglement
• Beleidsplan
• Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden
• Bestuursbesluiten
• Vergaderingen
• Communicatie
• Donaties
• Slotbepalingen
• Verschil met statuten

Wat is een huishoudelijk reglement?

In de statuten zet je alles wat (voor zover je op dat moment kunt bepalen) minstens vijf jaar zal blijven gelden. Alle overige zaken die je wilt vastleggen, zet je in het huishoudelijk reglement.

Dit zijn dus afspraken, regels en richtlijnen die mogelijkerwijs op korte of middellange termijn kunnen wijzigen. Zouden die in de statuten staan, dan moet je voor elke wijziging langs de notaris. Dat werkt vertragend en kost geld.

De regels in het huishoudelijk reglement zijn een aanvulling op de statuten. Deze regels hebben dezelfde kracht. Een besluit in strijd met het huishoudelijk reglement is vernietigbaar.

Inhoud huishoudelijk reglement

Een huishoudelijk reglement kent geen voorgeschreven vorm of model. Je kan er dus heel veel zaken in regelen, op maat voor iedere stichting.

• Is (een nadere detaillering van en) een aanvulling op de statuten;
• Kan behalve afspraken, regels en richtlijnen ook de taken en bevoegdheden van bestuursleden bevatten. Ook procedures en werkwijzen kunnen in het huishoudelijk reglement worden vastgelegd, of er kan naar beschrijvingen hiervan worden verwezen. Leg je ze vast in het huishoudelijk reglement dan is wijziging alleen mogelijk door een bestuursbesluit;
• Mag niet in tegenspraak zijn met de statuten. Waar dit toch het geval is, hebben de statuten voorrang boven het huishoudelijk reglement;
• Kan worden gewijzigd in een bestuursvergadering of in de jaarvergadering. Het is gebruikelijk dat het eerste huishoudelijk reglement wordt goedgekeurd met een gewone meerderheid van stemmen. In het huishoudelijk reglement wordt vastgelegd hoe het reglement gewijzigd kan worden (gewone (enkelvoudige) meerderheid, twee derde meerderheid, alleen bij unanimiteit);
• Is openbaar en door belangstellenden (zoals donateurs) op te vragen.

Beleidsplan

Het beleidsplan is verplichte kost voor elke stichting die een ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) status heeft en wil behouden. De Belastingdienst eist dat het beleidsplan actueel is. In het huishoudelijk reglement kan je daarom afspraken vastleggen die waarborgen dat het jaarplan actueel blijft en jaarlijks goedgekeurd wordt. Bovendien kan je desgewenst in grote lijnen aangeven wat de inhoud van het beleidsplan is. Ook voor een niet-ANBI kan een beleidsplan van pas komen.

Taken en bevoegdheden van bestuur en bestuursleden

In deze sectie van het huishoudelijk reglement wordt aangegeven wat er van het bestuur als geheel wordt verwacht en wat de bevoegdheden van het bestuur zijn. Bovendien is diezelfde informatie ook per bestuursfunctie vastgelegd.

Bestuursbesluiten

Het bestuur moet besluiten nemen en uitvoeren. Hoe komt een besluit tot stand? Wie mag welke besluiten nemen (en wie niet)? Wanneer is een besluit geldig en wanneer niet?

Vergaderingen

In de statuten is doorgaans verplicht gesteld dat het bestuur minimaal eens per jaar een (jaar)vergadering houdt. Dat is in de meeste gevallen niet voldoende om de doelen van de stichting binnen afzienbare termijn geheel of gedeeltelijk te realiseren. Hoe vaak per jaar zal het bestuur in de regel vergaderen? Hoe wordt de agenda vastgesteld? Wie roept de vergaderingen bijeen? Kunnen er extra vergaderingen worden georganiseerd? Zo ja, wie kan hiertoe het initiatief nemen?

Communicatie

Natuurlijk hoef je niet op de borst te kloppen om wat jij en jouw medebestuursleden doen. Maar je moet de communicatie en de media ook niet schuwen. Donateurs haken af als ze niets van jou horen. Sponsoren en subsidieverstrekkers haken af als jouw stichting niet voldoende bekendheid heeft. Maak afspraken over de manier waarop je investeert in contacten met kranten, radio, tv, over het plaatsen van advertenties, het voeren van campagnes, het maken van promotiefilms en presentaties, en over e-mail, websites, newsfeeds en andere vormen van communicatie.

Donaties

Wie accepteert donaties? Accepteer je goederen, of alleen geld? Via welk kanaal wordt gedoneerd: alleen door storting op de bankrekening, of ook in contanten? En tot welk bedrag mag wie een donatie accepteren? Wat is de zeggenschap van een donateur over diens donatie?

Slotbepalingen

Een van de standaardbepalingen in het huishoudelijk reglement is: “In alle gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter“. Een andere bepaling is hoe belangstellenden een exemplaar van het huishoudelijk reglement kunnen ontvangen. Voorafgaand daaraan kan je alle afspraken vastleggen die zich in geen van de hiervoor genoemde categorieën laten vangen.

Verschil met statuten

De statuten van de stichting bevatten de grondregels. Deze zijn door de notaris opgesteld en ondertekend. Als je deze wilt wijzigen, moet je langs de notaris. Het huishoudelijk reglement stel je zelf op binnen de stichting. Als je deze wilt wijzigen hoef je niet langs de notaris. Het huishoudelijk reglement gaat over het interne proces.