De secretaris stelt de agenda op en notuleert tijdens de vergaderingen. Dit bestuurslid zorgt dat de administratie op orde is.
De taken van de secretaris
Een secretaris is onlosmakelijk verbonden met de voorzitter van de stichting. Samen leiden ze de vergadering. De voorzitter zit de vergadering voor en de secretaris zorgt dat de agenda van tevoren wordt verstuurd en de besluiten worden genotuleerd.
Binnen de stichting zijn er verschillende functies en taken.
De werkzaamheden
De secretaris heeft meerdere taken:
- De agenda van de vergadering opstellen en aan de bestuurders versturen.
- Erop toezien dat de vergadering tijdig bijeen wordt geroepen.
- Het notuleren tijdens de vergadering, en na de vergadering het verslag opstellen.
- Het in de gaten houden van de procedures en het vastleggen van actiepunten.
- De administratie in de gaten houden. Dit behoort grotendeels ook tot de taken van de penningmeester.
- De inschrijven bij de Kamer van Koophandel in de gaten houden. Als er bijvoorbeeld een bestuurswissel plaatsvindt, moet de secretaris dit aan de Kamer van Koophandel doorgeven.
De bestuursleden kunnen ook onderling bepalen wie welke specifieke bestuurstaken krijgt toebedeeld.
Het notuleren van de vergadering
Het bestuur van de stichting moet minimaal één keer per jaar vergaderen. In de statuten kan zijn bepaald dat dit vaker moet gebeuren. De secretaris moet in de gaten houden dat de stichting op tijd vergaderd.
In de notulen van de stichting moeten alle afspraken komen te staan die tijdens de vergadering zijn besproken. Aan de hand van die afspraken zijn vaak actiepunten gekoppeld. In de volgende vergadering wordt dan weer gekeken of al deze actiepunten zijn afgewerkt.