Bij de oprichten van een stichting is de notaris degene die de stichting inschrijft bij de Kamer van Koophandel.
Inschrijven Kamer van Koophandel
Het inschrijven bij de Kamer van Koophandel is een stap die al vroeg in het proces kan (en moet) worden gezet.
In het eenvoudigste geval richt je de stichting zelf op, eventueel met een andere bestuurder. Dat kan handig zijn, bijvoorbeeld omdat een of meer bestuursleden in het buitenland wonen. De andere bestuursleden schrijf je dan later (kosteloos) in bij de Kamer van Koophandel.
Toch is het verstandiger (en uiteindelijk ook goedkoper) om de inschrijving in één keer goed te doen. Je loopt dan korte tijd later de KvK-vestiging uit met een bewijs van inschrijving, waarop het inschrijvingsnummer is vermeld.
Wat heb je nodig voor de inschrijving?
Voor inschrijving heb je het volgende nodig:
- Het adres van de (dichtstbijzijnde) vestiging van de Kamer van Koophandel. Bij de meeste vestigingen kun je zo binnenlopen, maar en zijn ook vestigingen waar je een afspraak moet maken. Een telefoontje is dus aan te raden.
- Jouw legitimatie (paspoort of identiteitsbewijs). Een rijbewijs wordt ook geaccepteerd evenals een Nederlands vreemdelingendocument.
- De statuten van de stichting.
- Wil je uit eigenbeweging een stichting oprichten, dan is een notariële akte vereist. Een andere manier om een stichting op te richten is bij testament.
- Een ingevuld exemplaar van het formulier Inschrijving stichting. Dit formulier kun je downloaden via de website van de Kamer van Koophandel. Kies voor het formulier inschrijving stichting. Je kunt het formulier online invullen, afdrukken, ondertekenen en insturen. Maar je kan het natuurlijk ook meteen afdrukken en later met de hand invullen en insturen. Vergeet in ieder geval niet een elektronische en/of papieren kopie in jouw administratie op te bergen.
- Heb je bij de notaris drie (of liever: vijf) bestuursleden laten vastleggen, neem dan ook voor elke functionaris een ingevuld exemplaar van het formulier Inschrijving functionaris voor een rechtspersoon mee. Ook dit formulier kun je terugvinden op de website van de Kamer van Koophandel. Op het formulier moet je per functionaris de volgende informatie invullen:
a. Naam van de stichting, vestigingsplaats en inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel (dit laatste is niet verplicht als je nog geen inschrijvingsnummer hebt).
b. De voor- en de achternaam van de functionaris, geboortedatum, –plaats en –land, het geslacht en het woonadres.
c. Zijn of haar handtekening.
d. Diens functie (bestuurder, commissaris, vereffenaar) en bevoegdheid. (Bestuurders en vereffenaars moeten zich persoonlijk bij de Kamer van Koophandel legitimeren op het moment dat het formulier wordt overhandigd).
e. Datum met ingang waarvan de functie wordt bekleed. - Zijn alle plichtplegingen vervuld (heb je de stichting opgericht en alle bestuursleden ingeschreven, en verwacht je op de korte termijn geen veranderingen meer), vraag dan om een uittreksel Kamer van Koophandel. Dit is (ook voor goede doelen stichtingen) niet gratis. De Kamer van Koophandel kan ook een Engelstalig exemplaar uitbrengen. Het uittreksel heeft geen officiële geldigheidstermijn, maar de meeste instanties en bedrijven houden een termijn van één maand aan.