Menselijk en netjes reageren namens de organisatie naar de nabestaanden. Eventueel een advertentie plaatsen of herdenken. Bestuurlijk zorgen dat de bestuurder wordt uitgeschreven bij de Kamer van Koophandel. Een nieuw bestuurslid zoeken.
Overlijden bestuurder
Niet alleen bij een huidig bestuurslid, maar ook bij een oud-bestuurder is het zaak om als stichtingsbestuur gepast te reageren op diens overlijden. Het is gebruikelijk om als voorzitter de familie persoonlijk te condoleren. Maar je kunt hier natuurlijk ook doen wat jij in jouw situatie goed acht. Was de penningmeester bijvoorbeeld goed bevriend met de overledene, dan is hij eerder de aangewezen persoon. Valt een overlijden in de vakantie en zijn alle bestuurders het land uit, dan kan je vanaf jouw vakantie adres reageren of wachten tot je thuis bent.
Valt het overlijden of de uitvaart samen met bijvoorbeeld een dagje uit of een andere activiteit, dan is het respectvol om dit af te lasten.
Overlijdensbericht en herdenken
Vervolgens stelt het bestuur een overlijdensadvertentie op namens de organisatie en plaatst deze in de krant. Je kunt daarnaast ook een overlijdensbericht op de website zetten.
Voor bestuurders geldt dat het gebruikelijk is om op de eerstvolgende bestuursvergadering even stil te staan bij het overlijden. Het is gepast om bij aanvang een minuut stilte in acht te nemen. Als je in het bezit bent van een vlag kan je die in de rouwperiode halfstok hangen.
Handelsregister
Je moet de bestuurder afmelden bij de Kamer van Koophandel. Er is een koppeling tussen het Handelsregister en het BRP. In principe zal de bestuurder dus gewoon uitgeschreven worden.
Maar als je het zelf doet, kun je daarbij aangeven hoe je dat wilt. Misschien was het iemand met een functie en neemt een ander bestuurslid die functie nu (tijdelijk) over.
Kijk in de statuten
Het is ook zaak om direct even de statuten te raadplegen. Zo kan het zijn dat hier bepalingen in staan over de minimale omvang van het bestuur. Zo zal bij een ANBI staan dat er minimaal drie bestuurders moeten zijn. Dan zal er ook een termijn zijn waarbinnen een nieuw bestuurslid moet zijn gevonden.
Notulen bestuursbesluit benoemen bestuurslid
Benoemen van een nieuw bestuurslid. Besluit van het bestaande bestuur om een nieuw bestuurslid op te nemen in het bestuur. Besluit kan je op vele manieren nemen. De vastlegging is formeel belangrijk en doe je met deze notulen.