Het indienen en betalen van declaraties moet eenvoudig zijn. Bestuursleden en vrijwilligers schieten bedragen voor. Die willen ze graag eenvoudig en snel terug ontvangen. Gebruik software of een formulier voor de declaratie.
Declareren
De eenvoudigste manier om te declareren is de penningmeester het bonnetje te scannen en via een webformulier direct in te dienen. Veel softwarepakketten hebben deze mogelijkheid standaard in hun modules.
Voor de penningmeester is dit een prettige manier van werken. Hij betaalt de declaratie op dezelfde manier als een rekening. De declaratie zelf gaat als bewijsstuk in de map met rekeningen.
Declaratieformulier
Beschikt de stichting niet over software dan is een declaratieformulier aan te raden. Daarmee verplicht je de declarant een aantal feitelijke gegevens te vermelden. Zo kun je de declaratie goed inboeken.
De juridische kant
Juridisch gezien is een declaratie een eenzijdige rechtshandeling. De declaratie moet voorzien zijn van een plaats en datum en van de handtekening van degene die de declaratie indient.
In de declaratie verklaar je kosten te hebben gemaakt en verzoek je om vergoeding van die kosten. Wanneer het gaat om rechtmatige uitgaven is de penningmeester verplicht deze voor rekening van de organisatie te nemen.
Kosten waar je geen bonnetje van kan overleggen, kan je niet aantonen. Denk daarbij aan kosten van telefoontjes, postzegels en kosten voor het OV. Je verklaart echter deze kosten gemaakt te hebben. Zolang het aannemelijk klinkt, zal de penningmeester ze ook vergoeden.
Declaratieformulier
Gebruik een declaratieformulier om de declaraties goed binnen te krijgen. Het formulier dwingt de medewerkers en vrijwilligers hun declaraties juist in te vullen. Dat scheelt veel werk en uitzoeken. Met dit formulier kan je dat snel en goed regelen voor jouw stichting.
Declaratieregeling stichting
Een declaratieregeling heeft iedere stichting nodig. Het klinkt formeel, maar dat is zeker niet het geval. Juist bij het declareren van bonnen en onkosten kan veel discussie ontstaan. Met een goede en duidelijke declaratieregeling kan je dat voorkomen. Gebruik dit model daarvoor.
