Het is allemaal nieuw voor jou: een flinke portie creativiteit en een nog grotere portie doorzettingsvermogen vergroot de kans op succes. Maar ook het besef dat niet alles zo nieuw is als het lijkt, helpt. Donateurs werven, inzamelingsacties op touw zetten en uitvoeren, projectdoelen realiseren, goed beschouwd verlopen ze allemaal langs dezelfde lijnen:
Initiëren
- Brainstormen
Ga met een aantal bestuursleden om tafel zitten en zet alles op papier wat er in je opkomt. Problemen bestaan niet: iedereen mag alles roepen, hoe onhaalbaar het ook lijkt. - Best practice
Je bent niet het enige bestuurslid van een goed doel. Er zijn in Nederland honderden, zo niet duizenden goede doelen. Ondersteun je weeshuizen in Roemenië? Ga dan eens op zoek naar stichtingen die weeskinderen in andere voormalig Oostbloklanden helpen. Welke activiteiten ontplooien zij? Voeg (varianten op) leuke acties toe aan jouw lijst met zelfbedachte acties. - Benodigde tijd bepalen
Voor elke actie maak je – samen met jouw medebestuursleden – een inschatting van de tijdsinvestering die nodig is. - Keuzes maken
Maak op basis van de beschikbare tijd een keuze van acties die je dit jaar wilt starten, en welke je uitstelt.
Perfectioneren
- Vastleggen
Leg tijdens het uitvoeren van een actie ‘alles’ vast.
Wat was het oorspronkelijke plan? Noteer niet alleen de ‘echte’ activiteiten, maar ook alle randverschijnselen, van persbericht tot bedankjes versturen.
Wat waren de redenen om het plan bij te stellen?
Welke meevallers heb je gehad? - Evalueren
Bespreek met alle betrokkenen alles wat je hebt vastgelegd, en vraag wat hun ervaringen zijn.
Hoe moet het plan eruitzien als de actie nog een keer wordt uitgevoerd?
Hoe kan worden voorkomen dat het plan moet worden bijgesteld?
Wat ging goed?
Wat ging goed, maar had achteraf beter gekund?
Hoe kunnen tegenvallers worden voorkomen, of het effect ervan worden geminimaliseerd?
Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de meevallers bij een volgende actie weer optreden?
Welke risico’s hebben we gelopen, en waren die verantwoord?
Is de opbrengst in overeenstemming met de hoeveelheid inspanning? - Beslissen
Is de actie voldoende vanzelfsprekend? Zo ja, dan kan deze de volgende keer door een ander team uitgevoerd worden.
Delegeren
- Overdraagbaar maken
Maak een draaiboek voor het team dat een volgende keer de actie zal uitvoeren. - Team samenstellen
Bepaal aan de hand van het draaiboek welke competenties er nodig zijn.
Werf teamleden en zorg voor taakverdeling en teamspirit.
Zorg voor een contactpersoon richting het bestuur. - Geef het team wat het nodig heeft:
Middelen.
Mandaat (welke beslissingen mag het team zelf nemen?).
Informatie.
