Je mag als werkgever van personeel of vrijwilligers een belastingvrije vergoeding per kilometer geven. Zowel voor zakelijke kilometers als voor het woon-werkverkeer.
Woon-werkverkeer
Of een werknemer of vrijwilliger nu op de fiets, met de auto of met het openbaar vervoer reist, de hoogte van de belastingvrije vergoeding is voor alle vervoermiddelen € 0,21 per kilometer. Dit gaat op zolang de afstand tussen de woning van uw personeelslid en uw organisatie tussen de 1 en 150 kilometer ligt. Een werknemer die een afstand groter dan 150 kilometer aflegt, betaalt de overige kilometers in de regel vaak zelf.
Voor het vaststellen van de vergoeding, kunt u uitgaan van 214 gewerkte dagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is rekening gehouden met vakantie, verlof en ziekte. U kunt een vaste reiskostenvergoeding geven als de werknemer op minimaal 150 dagen (70% van 214 dagen) naar de vaste arbeidsplaats reist.
Als de werknemer minder dan vijf dagen per week werkt, de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar is begonnen of wordt beëindigd, of de reisafstand wijzigt, moet u het aantal van 214 en 150 dagen naar evenredigheid toepassen.
Vaste vergoeding
U kunt een werknemer die meer dan 150 kilometer aflegt ook een vaste vergoeding geven. Dit levert wel wat rekenwerk op, want u moet in dit geval jaarlijks een nacalculatie doen om het exacte bedrag te berekenen. De werknemer levert dan een deel van de vergoeding weer in of u rekent het bovenmatig verkregen deel tot het loon.
U mag ook een vaste vergoeding geven voor woon-werkverkeer met een bepaalde vaste regelmaat. Dit is bijvoorbeeld handig als u parttimers in dienst heeft. De kosten moeten dan zijn gespecificeerd naar aard en veronderstelde omvang. U kunt de vergoeding baseren op het aantal malen per jaar dat de werknemer vermoedelijk zijn woon-werktraject zal afleggen en de lengte van het traject.
Openbaar vervoer
Een personeelslid of vrijwilliger die volledig of gedeeltelijk met het openbaar vervoer reist, krijgt:
- een belastingvrije vergoeding van de werkelijke kosten, òf
- een belastingvrije vergoeding van een wettelijk vastgesteld bedrag.
Onder de volgende voorwaarden kunt u de werkelijke kosten van het reizen per openbaar vervoer aan het personeel vergoeden:
- De vervoerbewijzen worden aan u overhandigd, nadat de geldigheidsdatum is verlopen.
- U administreert de vervoerbewijzen.
- Uit de administratie kan duidelijk een verband worden opgemaakt tussen de verstrekte vergoeding en de ingeleverde vervoerbewijzen.
- De vervoerbewijzen zijn beschikbaar voor controle door de Belastingdienst. U hoeft dan niet de daarmee verband houdende reisdagen en de afgelegde OV-afstand te registreren. Dat moet wél als u een onbelaste vergoeding geeft van maximaal € 0,19 per kilometer.
- U mag uw personeel een voordeelurenkaart cadeau doen en hoeft hier geen belasting over te betalen.
Bepalen reisafstand
Voor het bepalen van de reisafstand per openbaar vervoer moet u met de volgende zaken rekening houden:
- De afstand van station tot station.
- Bij bus of tram is het aantal zones op de strippenkaart bepalend (5 km per zone).
- Afstand van woning naar station of bushalte en van station of bushalte naar werk.
Legt een werknemer de reisafstand gedeeltelijk met zijn eigen auto én gedeeltelijk per openbaar vervoer af, dan kunt u de totale reisafstand vergoeden tot het wettelijk maximum van maximaal € 0,21 per kilometer.
Onregelmatig reizen
Personeel dat niet regelmatig op en neer reist van huis naar werk, valt niet onder de reiskostenregeling. Wel kunt u de werknemer een vrijgestelde vergoeding geven voor de werkelijk gemaakte kosten per openbaar vervoer. Reist hij of zij met eigen vervoer, dan geldt de kilometervergoeding van € 0,21. U mag een werknemer die met de eigen auto reist een hogere vergoeding geven, maar dan wordt het deel van de vergoeding boven dit bedrag als loon gerekend. Over dat loondeel moeten loonheffing en premies werknemersverzekeringen worden betaald.
Vrijwilligersovereenkomst
Met een vrijwilligersregeling leg je de verhouding tussen de stichting en de vrijwilliger vast. Hiermee is om te beginnen voor beiden duidelijk dat het een vrijwillige inzet is. Dus dat er niet per ongeluk sprake is van een arbeidsovereenkomst. Ook leggen jullie de basis spelregels vast. Onmisbaar voor een stichting die regelmatig vrijwilligers inzet.
