Je mag als werkgever van personeel of vrijwilligers een belastingvrije vergoeding per kilometer geven. Zowel voor zakelijke kilometers als voor het woon-werkverkeer.
- Woon-werkverkeer naar de stichting
- Kilometervergoeding 2024
- Openbaar vervoer
- Bepalen OV-reisafstand
- Onregelmatig reizen
Woon-werkverkeer naar de stichting
Of een werknemer of vrijwilliger nu op de fiets, met de auto of met het openbaar vervoer reist, de hoogte van de belastingvrije vergoeding is voor alle vervoermiddelen gelijk.
Voor het vaststellen van de vergoeding, kunt je uitgaan van 214 gewerkte dagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is rekening gehouden met vakantie, verlof en ziekte. U kunt een vaste reiskostenvergoeding geven als de werknemer op minimaal 150 dagen (70% van 214 dagen) naar de vaste arbeidsplaats reist.
Als de werknemer of vrijwilliger minder dan vijf dagen per week werkt, de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar is begonnen of wordt beëindigd, of de reisafstand wijzigt, moet u het aantal van 214 en 150 dagen naar evenredigheid toepassen.
Kilometervergoeding 2024
De overheid stelt jaarlijks de belastingvrije kilometervergoeding vast.
| Jaar | Per/km |
|---|---|
| 2024 | 0,23 |
| 2023 | 0,23 |
Openbaar vervoer
Een personeelslid of vrijwilliger die volledig of gedeeltelijk met het openbaar vervoer reist, krijgt:
- een belastingvrije vergoeding van de werkelijke kosten, òf
- een belastingvrije vergoeding van een wettelijk vastgesteld bedrag.
Onder de volgende voorwaarden kan de stichting de werkelijke kosten van het reizen per openbaar vervoer aan het personeel vergoeden:
- Het personeelslid overhandigt de vervoerbewijzen aan jou, nadat de geldigheidsdatum is verlopen.
- De stichting administreert de vervoerbewijzen.
- Uit de administratie kan duidelijk een verband worden opgemaakt tussen de verstrekte vergoeding en de ingeleverde vervoerbewijzen.
- De vervoerbewijzen zijn beschikbaar voor controle door de Belastingdienst. Je hoeft dan niet de daarmee verband houdende reisdagen en de afgelegde OV-afstand te registreren. Dat moet wél als je de onbelaste vergoeding geeft.
- Je mag medewerkers of vrijwilligers een voordeelurenkaart cadeau doen en hoeft hier geen belasting over te betalen.
Bepalen OV-reisafstand
Voor het bepalen van de reisafstand per openbaar vervoer moet je met de volgende zaken rekening houden:
- De afstand van station tot station.
- Bij bus of tram is het aantal zones bepalend.
- Afstand van woning naar station of bushalte en van station of bushalte naar werk.
Legt een werknemer de reisafstand gedeeltelijk met zijn eigen auto én gedeeltelijk per openbaar vervoer af, dan kunt u de totale reisafstand vergoeden tot het wettelijk maximum.
Onregelmatig reizen
Medewerkers die niet regelmatig op en neer reizen van huis naar de organisatie, vallen niet onder de reiskostenregeling. Het is gebruikelijk om deze mensen op declaratiebasis dezelfde vergoeding te geven as hiervoor beschreven.
Vrijwilligersovereenkomst
Met een vrijwilligersregeling leg je de verhouding tussen de stichting en de vrijwilliger vast. Hiermee is om te beginnen voor beiden duidelijk dat het een vrijwillige inzet is. Dus dat er niet per ongeluk sprake is van een arbeidsovereenkomst. Ook leggen jullie de basis spelregels vast. Onmisbaar voor een stichting die regelmatig vrijwilligers inzet.
