Ieder stichtingsbestuur heeft een bepaalde volgorde van taken uitvoeren. Je begint met planning, dan uitvoeren, rapporteren, bijsturen en weer aanpassen.
De besturingscyclus
Grofweg is elk stichtingsbestuur verantwoordelijk voor de volgende zaken:
- Het plannen van activiteiten, voorzien van een kostenplaatje door middel van een begroting;
- Uitvoeren geplande activiteiten binnen de begroting;
- Rapporteren over het verloop van de planning;
- Bijsturen indien de wijze van uitvoering daar aanleiding toe geeft;
- Aanpassen indien doelen onhaalbaar blijken te zijn.
Dat is de besturingscyclus. Deze taken komen elke keer terug.
Je kunt ook de taken van het bestuur op een meer formele of praktische manier indelen. Dus naar functies en taken indelen.
Plannen
Plannen maken is eigenlijk hetzelfde als afspraken maken. Afspraken als: wij gaan dit en dat doen en dat kost ongeveer zoveel. Elke organisatie heeft een doel of een reden van bestaan. De plannen die het bestuur maakt, horen daarbij te passen.
De middelen van een organisatie (geld en menskracht) zijn over het algemeen schaars. Wanneer je gaat plannen, zijn de ambities meestal hoger dan wat realiseerbaar is. Het eerste besturingsproces is dan het maximum uit de beschikbare mogelijkheden te halen. Het proces van kiezen is dus in hoge mate bepaald door het proces van begroten.
Uitvoeren
Het bestuur voert vervolgens de plannen uit. Wanneer de uitvoering veel werk met zich meebrengt, kan het bestuur dit werk delegeren aan commissies en commissarissen. Het bestuur kan hiervoor ook mensen aannemen.
Een deel van het werk speelt zich binnen de organisatie af. Een ander deel van het werk is het naar buiten toe optreden. Zoals de wet het zegt: ‘het in en buiten rechte vertegenwoordigen’. In rechte omvat het sluiten van overeenkomsten en het aangaan van rechtszaken. Buiten rechte omvat het leggen en onderhouden van allerlei contacten.
Rapporteren
Aan het eind van het jaar maakt het bestuur een verslag van zijn handelen: een algemeen jaarverslag. Daar hoort een financiële rapportage bij.
In het algemeen jaarverslag staat de status van alle eerder geplande activiteiten, plus de niet-geplande. De bedoeling van zo’n verslag is het bestuur van een stichting in staat te stellen te beoordelen of het bestuur zijn werk goed heeft gedaan. Over de inhoud van het jaarverslag is ook een uitgebreid artikel.
Bijsturen en aanpassen
Veranderingen in de omgeving dwingen organisaties zich aan te passen. Gelukkig zijn dit vaak vrij trage veranderingen. Zet dit soort zaken op de bestuursvergadering, De koers veranderen is voorbehouden aan het algemeen bestuur.
Twijfel je aan het toezicht?
Stel eventueel een Raad van Toezicht in. De bestuursvergadering kan commissarissen aanstellen om toezicht te houden op het bestuur. De Raad van Toezicht (sinds de WBTR eigenlijk de Raad van Commissarissen) is juridisch een zelfstandig orgaan en mag geen bestuursleden herbergen. De raad heeft tot taak toezicht te houden en niet om mee te besturen.
Dit doe je vooral bij organisaties die veel dagelijkse werkzaamheden hebben. Het bestuur of de directeur bestuurder regelen de dagelijkse zaken. De Raad van Toezicht functioneert op afstand.