- Niet alleen successen melden
- Informeer eerst jouw eigen organisatie
- Zet de officiële lezing op papier
- Meld alleen feiten
- Draag oplossingen aan
- Informeer de pers
Niet alleen successen melden
Een grote valkuil is het breed uitmeten van de successen en de tegenslagen te verzwijgen. Ga dus net zo met negatief nieuws om als met positief nieuws. Donateurs, pers en belanghebbenden zullen je er uiteindelijk voor belonen.
Ben je genoodzaakt vervelende maatregelen te nemen? Dan mag je best vastberadenheid en daadkracht laten zien. Maar toon ook medeleven. Als je alleen feiten en argumenten geeft, keert de beeldvorming zich tegen je.
Informeer eerst jouw eigen organisatie
Nieuws over de stichting communiceert je eerst intern. Pas als bestuur, de relaties, vrijwilligers en donateurs op de hoogte zijn, informeer je de buitenwereld.
Zet de officiële lezing op papier
Een slechte boodschap vertellen is vervelend. Nóg vervelender is het als jouw verhaal niet correct of onvolledig naar buiten komt. Dat voorkom je door tijdig in actie te komen en feiten op papier te zetten. Zet deze verklaring ook duidelijk vindbaar op jouw website, bijvoorbeeld onder het kopje ‘actueel’.
Meld alleen feiten
Waag je niet aan speculaties, vermoedens of giswerk. Baseer je in jouw informatievoorziening uitsluitend op feiten en eigen waarnemingen. Vertel wat je weet en zeg wat je (nog) niet weet en wees daarin zo duidelijk mogelijk. Op die manier voorkom je dat anderen met de feiten aan de haal gaan en er allerlei onwaarheden over rondstrooien. Iets wat alleen maar tot meer onrust leidt.
Draag oplossingen aan
Besteed aandacht aan het probleem, maar vooral aan hoe je dit gaat oplossen en welke maatregelen je neemt om dit in het vervolg te voorkomen. Geef er een reële tijdsplanning bij en houd je daaraan. De kracht van slechts nieuws is wanneer je het kan omzetten naar goed nieuws. Denk aan de gevleugelde uitspraak van Johan Cruyff: “Elk nadeel heb zijn voordeel”. Heeft de penningmeester de boekhouding vervalst, geef dan aan dat dit zonder de oplettendheid van het bestuur nog jaren door had kunnen gaan. En maak afspraken hoe hier in het vervolg mee moet worden omgegaan. Bijvoorbeeld elke week een extra controle door de kascommissie.
Informeer de pers
De pers kan een belangrijke rol in de ‘crisiscommunicatie’ betekenen. Mocht namelijk uitlekken dat er een crisis is binnen het bestuur en de pers besteedt er aandacht aan, dan kan dit een heel eigen leven gaan leiden.
Speel dus open kaart en informeer de pers zelf met de feiten en oplossingen. Zo hebben zij direct het juiste verhaal en houd ook in de gaten hoe ze dit brengen. Klopt bepaalde informatie niet, trek dan aan de bel en breng de juiste versie van het verhaal in de pers.
Is de pers je voor en heb je jouw verhaal nog niet op orde dan is het niet handig om aan te komen met ‘Geen commentaar’. Dit wekt alleen maar argwaan. Ga ook niet in het wilde weg dingen roepen. Zeg dat je binnen een x aantal uren met een reactie komt zodat je deze goed kunt voorbereiden.