De stichting moet bepaalde documenten bewaren. Het verschilt per document hoe lang je deze moet bewaren. Zorg daarom dat je de administratie goed bijhoudt.
- Documenten bewaren
- Facturen
- Elektronische handtekening
- Back-up
- Een handig overzicht:
- Wanneer moet je welke documenten vernietigen?
- Termijn
Documenten bewaren
Elk bedrijf is wettelijk verplicht een administratie bij te houden van haar werkzaamheden en financiële gegevens. Dit geldt ook voor stichtingen. Naast facturen ben je verplicht alle documenten te bewaren met betrekking tot:
- de rechten en verplichtingen van jouw organisatie (oprichtingsstatuten, jaarverslagen, vergaderstukken);
- gegevens die voor de heffing van belasting van belang zijn (fiscale bewaarplicht);
- gegevens die voor de heffing van invoerrechten van belang zijn;
- voor andere documenten gelden geen wettelijke bewaartermijnen. Bewaar deze in ieder geval gedurende de looptijd. Je doet er goed aan contracten daarna zeker nog vijf jaar achter de hand te houden.
De bewaartermijn voor zowel papieren als digitale documenten is hetzelfde. Daarnaast gelden nog bijzondere eisen voor het in digitale vorm bewaren van gegevens.
Facturen
Vooral met (elektronische) facturen moet je zorgvuldig omgaan. Wettelijk is elke ondernemer voor de omzetbelasting verplicht om alle kopieën van de door hemzelf, door zijn afnemer of een ander uitgereikte facturen op te slaan. Dat geldt ook voor de door hem ontvangen facturen.
Bijkomende eis is dat de oorspronkelijkheid, integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de rekeningen worden gewaarborgd.
Elektronische handtekening
Is een factuur voorzien van een elektronische handtekening, dan mag deze niet zonder die handtekening bewaren. Dat betekent dat de nota in het oorspronkelijke bestandsformaat bewaard moet worden.
Bewaren in een ander bestandsformaat of als papieren document is niet toegestaan. Je kunt natuurlijk wel voor eigen doeleinden een kopie maken of de factuur printen, zolang het oorspronkelijke bestand maar blijft bestaan.
Back-up
Je mag bestanden met zakelijke documenten op elke door jou gewenste plaats bewaren, zolang de inspecteur van Belastingen er desgewenst binnen redelijke termijn maar over kan beschikken. Een online factuurprogramma vormt dus geen enkel probleem. Maak je bijvoorbeeld gebruik van een back-up service in het buitenland voor jouw facturen (en overige documenten), dan vormt dat geen enkel bezwaar.
Overigens mag de inspecteur van Belastingen aangeven in welke vorm hij jouw factuurgegevens wil ontvangen. Dat kan dus ook een elektronische kopie zijn.
Voor e-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op de bedrijfsvoering geldt dezelfde wettelijke vereiste als voor administratieve gegevens: een bewaartermijn van zeven jaar.
Een handig overzicht
- Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed (in welke vorm dan ook opgeslagen) 9 jaar;
- Administratieve gegevens en interne e-mail (jaarrekening, accountantsverklaring, algemene administratie: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraad- en loonadministratie) 7 jaar;
- Personeelsadministratie (loonbelastingverklaringen, identificatiebewijs, NAW-gegevens en burgerservicenummer van personeelsleden) 5 jaar.
Wanneer moet je welke documenten vernietigen?
Voor documenten waarin persoonsgegevens staan, geldt een verjaringstermijn. Dat betekent dat je ze na een bepaalde periode moet vernietigen. Dit is vastgelegd in de de Wet bescherming persoonsgegevens.
Termijn
- Persoonsgegevens in het algemeen uiterlijk na twee jaar
- Sollicitanten wanneer de sollicitant daarom vraagt, maar uiterlijk 4 weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure
- Uitzendkrachten uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband
- Personeelsadministratie uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband
- Salarisadministratie uiterlijk 2 jaar na beëindiging van het dienstverband
- Debiteuren en crediteuren uiterlijk 2 jaar nadat de laatste rekening is voldaan
- Klanten en leveranciers uiterlijk 2 jaar nadat de laatste transactie is afgehandeld
- Klanten van advocaten en accountants uiterlijk 2 jaar nadat de behandeling van een zaak is stop gezet.