12 goede afspraken maken met vrijwilligers

• Het nut van goede afspraken
• Eerlijkheid voor alles
• De vorm van de afspraak
• Wat moet je vastleggen?
• 1. Doelstelling & werkzaamheden
• 2. Werktijden
• 3. Einddatum
• 4. Vakantie, ziekte, verhindering
• 5. Opzegtermijn
• 6. Inwerktijd en begeleiding
• 7. Inspraak
• 8. Geschillen
• 9. Onkosten
• 10. Geheimhoudingsplicht
• 11. Cadeaus
• 12. Verzekeringen

Het nut van goede afspraken

Juist in een informele werksfeer kan het moeilijk zijn als mensen te laat komen, steeds dezelfde fouten maken en zich niet aan hun beloften houden. Ze zijn immers vrijwilliger, soms zelfs vrienden, en dan is het vervelend om ‘de baas’ te moeten uithangen.

Voorkom irritaties en conflicten door afspraken te maken. De voordelen:

• Je weet precies wat je van elkaar kunt verwachten.
• Je kan elkaar aanspreken op wat er is afgesproken.
• Bij een conflict kan je teruggrijpen naar de gemaakte afspraken.

Eerlijkheid voor alles

Het is belangrijk dat je in alle contacten met de potentiële vrijwilliger open en eerlijk bent. Ga zorgvuldig na wat de mogelijkheden en verwachtingen van de vrijwilliger zijn. Geef eerlijk aan wat voor soort werk mensen bij je kunnen doen, hoeveel tijd het ze kost en wat je er inhoudelijk van verwacht. Maak mensen die bij jouw asiel willen komen werken bijvoorbeeld duidelijk dat het werk meer omvat dan spelen en knuffelen met asieldieren, er moeten tenslotte ook hokken worden verschoond. Aan de andere kant mag je natuurlijk ook aangeven wat voor leuks het werk de vrijwilliger biedt en wat voor plezier deze er aan kan beleven.

De vorm van de afspraak

Afspraken kan je zowel mondeling als schriftelijk maken. Bedenk wat in jouw situatie het beste is.

Mondeling: Is informeel en komt nog veel voor in kleine organisaties. Er kleeft wel een aantal nadelen aan. Je kan elkaar verkeerd begrijpen en bij een eventueel conflict is het moeilijk te bewijzen dat een afspraak ook werkelijk is gemaakt. Zorg er daarom voor dat er altijd getuigen zijn als je zo’n afspraak maakt. Een mondelinge afspraak is namelijk wél rechtsgeldig.

Op schrift: Is formeel en het meest duidelijk. Je kan alle afspraken verwerken in een contract met de vrijwilliger (bijvoorbeeld in een Vrijwilligersovereenkomst). Ook is het mogelijk om bepaalde afspraken vast te leggen in de algemene richtlijnen van de organisatie (het huishoudelijk reglement) en daarnaar vanuit het contract te verwijzen.

Wat moet je vastleggen?

Het ligt voor de hand om duidelijke afspraken te maken over de invulling van het vrijwilligerswerk, maar ook over belangrijke bijzaken.

1. Doelstelling & werkzaamheden

Geef aan wat de doelstelling van de stichting en hoe de werkzaamheden van vrijwilligers er uit komen te zien. Ga van te voren na welke verwachtingen er zijn over het uitvoeren van het werk. Ligt het type werk ze? Hebben ze ook in de praktijk voldoende tijd? Voor hoe lang willen ze zich beschikbaar stellen? Maak afspraken over oriëntatie, inwerkperiode en evaluatie en omschrijf nauwkeurig het takenpakket van de nieuwe vrijwilliger. Let er op dat het werk wel meer inhoudt dan alleen het uitvoeren van opdrachten. Veel vrijwilligers houden van afwisseling en vinden het leuk om mee te denken met de organisatie. Als je dat kunt bieden, zullen ze je over het algemeen langer trouw blijven.

2. Werktijden

Zijn er vaste werktijden? Of mag de vrijwilliger zelf bepalen wanneer hij zijn werk verricht? Moeten oproepkrachten altijd oproepbaar zijn of alleen op bepaalde momenten? Duidelijke afspraken over werktijden en beschikbaarheid voorkomen dat je onderbezet raakt.

3. Einddatum

Heb je een vrijwilliger aangenomen voor een kortlopend project, maak dan een afspraak over de duur/einddatum van de werkzaamheden.

4. Vakantie, ziekte, verhindering

Wat moet de vrijwilliger doen als hij, bijvoorbeeld door ziekte, zijn werk niet kan doen? En wat als hij op het laatste moment is verhinderd? Moet hij dan zelf voor vervanging zorgen of kan hij zich bij de vrijwilligersbegeleider afmelden. En wat gebeurt er eigenlijk met zijn takenpakket tijdens vakantie?

5. Opzegtermijn

Een opzegtermijn is bij veel vrijwilligerswerk gewenst. De vrijwilliger kan zijn taken nog afronden en overdragen en je kan, zonder overdreven tijdsdruk, op zoek naar vervanging.

6. Inwerktijd en begeleiding

Leg vast dat de vrijwilliger in eerste instantie ‘proef draait’. In die periode (twee maanden is gebruikelijk) wordt hij ingewerkt en kan hij beslissen of de organisatie en de werksfeer hem bevallen. Maak ook afspraken over de begeleiding tijdens en na de inwerktijd. Is deze individueel of in groepsverband? Intensief of helemaal afhankelijk van de wensen en het tempo van de vrijwilliger? Maak ook een afspraak over een evaluatie van de werkzaamheden

7. Inspraak

Vrijwilligers vormen een belangrijke stem in het beleid van een organisatie. Werk je met een groot aantal, denk dan eens serieus na over een aparte vrijwilligersvergadering waarin ze kunnen meedenken en meepraten. Vrijwilligers kunnen daarin samen een standpunt bepalen.

Let op! Leg in de statuten van de organisatie vast wat de status van zo’n vrijwilligersvergadering is. Enkel adviserend? Of op sommige terreinen beslissend?

8. Geschillen

Wat is de procedure als er een conflict ontstaat tussen de vrijwilliger en de stichting? Bijvoorbeeld: je legt een hoog oplopend verschil van mening voor aan een commissie van drie personen. Dat zijn dan de vertegenwoordigers van de twee partijen plus een derde, onafhankelijke persoon. Spreek af dat de beslissing van deze commissie bindend is.

9. Onkosten

Welke onkosten worden vergoed? Welke niet? En wat is daarbij de procedure? Geef je een vrijwilliger geld mee of heb je liever dat hij een aankoop zelf financiert en de bon achteraf declareert?

Het is ook mogelijk om vrijwilligers te belonen met een vaste belastingvrije vergoeding. Lees ook: Maximaal vrijgestelde vrijwilligersvergoeding.

10. Geheimhoudingsplicht

Soms komen vrijwilligers met zaken in aanraking die je niet aan de grote klok wilt hangen. Een bestuurscrisis of een andere delicate zaak blijft binnenshuis als je met jouw vrijwilligers afspreekt dat ze hierover geheimhoudingsplicht hebben.

11. Cadeaus

Een vrijwilliger in een verpleeghuis die een chocolaatje krijgt van een aardige bewoonster, of een duur erfstuk. De medewerker van de dierenambulance die een bloemetje krijgt van een dankbare hondenbezitter, of een geldbedrag. Waar ligt de grens tussen een leuke attentie en een (te groot) cadeau? Maak duidelijke afspraken over het wel of niet aannemen van cadeaus om teleurstellingen, scheve gezichten en misstanden te voorkomen.

12. Verzekeringen

Welke verzekeringen zijn voor de vrijwilliger afgesloten? Er zijn wenselijke verzekeringen en de volgende verzekeringen zijn verplicht:

• Aansprakelijkheidsverzekering;
• Ongevallenverzekering (indien er risicovolle activiteiten plaatsvinden).