Bij een inzamelingsactie moet je de producten ook controleren, ook als het om een kleinere stichting gaat. Je moet de producten ergens op kunnen slaan en voor langere tijd kunnen bewaren.
Beoordelen
De aan de stichting geschonken goederen moeten worden ingenomen. Bij een productiebedrijf is er dan iemand die de kwaliteit van het geleverde beoordeelt. Binnen jouw stichting moeten de mensen die de schenkingen in ontvangst nemen ook kritisch zijn. Is kleding in het land van bestemming draagbaar? Is een fiets goed genoeg om op te knappen?
Tussentijdse opslag
Binnengekomen goederen kunnen soms direct verzendklaar worden gemaakt. Maar veel vaker moet er worden schoongemaakt en gerepareerd. In afwachting daarvan moeten dingen tijdelijk worden opgeslagen. Bekijk waar ruimte beschikbaar is. Sla je spullen op in het huis van een van de bestuursleden, zorg er dan voor dat dit niet te lang duurt. Jouw bestuurslid is enthousiast, maar is haar echtgenoot dat ook? Zijn jouw goederen onderhevig aan bederf, houd dan voldoende ruimte in jouw planning.
Productie
Kleding moet worden gewassen. Schoenen moeten worden gepoetst. Kettingen van fietsen moeten worden gesmeerd. Harde schijven van computers moeten worden geformatteerd. En misschien moet er een sticker van jouw stichting op worden geplakt. Inventariseer wat er moet gebeuren en maak vervolgens een planning. Wie gaat wat doen, en wanneer. Hoeveel mag het kosten?
Verzendklaar maken
Een transporteur die gespecialiseerd is in gekoeld transport, biedt aan computers te vervoeren. Kou is niet erg voor computers; vocht is dat wel. Een goede verpakking is dan essentieel. En vervoer je goederen naar een land buiten de EU, dan moeten jouw exportpapieren in orde zijn. Informeer bij twijfel altijd bij de douane/belastingdienst (vraag of je een ‘enig document’ moet invullen). En vervoer je binnen de EU, zorg ook dan dat op papier staat welke goederen je vervoert, waar het vandaan komt, en wie de begunstigde is. Strikt genomen niet nodig, maar een goede inventarisatie kan veel gezeur voorkomen. Wees ook alert op export- en importheffingen.
Logistiek
Het verplaatsen van geschonken zaken kan een probleem zijn. Wil een gulle gever dingen aan jouw stichting schenken, bespreek dan of ze gebracht worden, of afgehaald moeten worden. Veel meer problemen zal je doorgaans ondervinden als je de ingezamelde spullen wilt afleveren. Het vervoer moet meestal over grote afstanden plaatsvinden. Vervoerders willen hun diensten soms gratis aanbieden, onder voorwaarde dat je ze op een bepaalde plaats aanbiedt. Bovendien stellen ze als eis dat hun chauffeur niet hoeft te wachten: je moet op tijd zijn.
Testen
Ik hoor het je zeggen: “Testen? Dat is toch iets voor een productiebedrijf?” Maar jouw stichting moet ook testen. Testen om te zorgen dat de doelgroep wordt bereikt, en dat de gulle gevers niets te klagen hebben. Verstuur een kleine zending als proef. Als test om te zien of de papieren in orde zijn. Om vast te stellen dat de goederen ter plaatse aankomen. Om te zien of er sprake is van breuk of beschadiging. Of om te kijken of er corrupte schakels in de ketting zitten.
De gang van zaken binnen een productiebedrijf lijkt erg op wat er binnen bepaalde stichtingen gebeurt. Doordenk en organiseer het hele proces van tevoren goed. Let erop dat bestuursleden met verstand van zaken het niet overdrijven. Binnen jouw stichting zijn vrijwilligers actief. Die moet je anders benaderen, toespreken, aansturen, controleren en belonen dan werknemers in een productiebedrijf. Zich inzetten voor jouw stichting moet leuk zijn en voldoening geven!
