Opvolging binnen het bestuur

• Bestuurswisselingen
• Zorg voor goede functieomschrijvingen
• Leg procedures schriftelijk vast
• Termijnen
• Oriënteer zorgvuldig
• Kennisoverdracht
• Controle
• Aanvaarding

Bestuurswisselingen

Bestuurswisselingen zijn er in gradaties. Van een functieruil tussen twee bestuurders tot het aftreden van het gehele bestuur. Ook het moment verschilt. Kort na de algemene vergadering of tussentijds.

Elk bestuur zou voortdurend bezig moeten zijn met opvolging. Door de opvolging geregeld aandacht te geven, voorkomt je panieksituaties als er een bestuurslid opstapt. Daarbij zijn er enkele handige hulpmiddelen die de verrassing kunnen verkleinen.

Zorg voor goede functieomschrijvingen

Zet per bestuursfunctie op papier welke taken die bestuurder heeft. Beschrijf niet alleen de dagelijkse werkzaamheden, maar besteedt ook aandacht aan de incidentele.

Leg procedures schriftelijk vast

Beschrijf de procedures die de bestuurder doorloopt tijdens het uitvoeren van taken. Bijvoorbeeld wat een bestuurder moet doen als er zich een nieuwe donateur meldt. Geef aan welke formulieren ingevuld moeten worden, aan wie de aanmelding wordt doorgegeven en welke informatie in de database moet komen te staan. Op deze wijze ontstaan checklists, die handig zijn als iemand anders de taken moet uitvoeren.

Termijnen

Houd bij op welke data de zittingstermijnen aflopen. Meestal staan die in een rooster van aftreden.

Zet deze drie maanden van tevoren op de agenda van de bestuursvergadering.

Oriënteer zorgvuldig

Omdat het over belangrijke functies gaat, is het zinvol kandidaat-bestuurders met enige voorzichtigheid te benaderen. Je wilt immers zonder harde toezeggingen te doen, uitkijken naar de beste kandidaat. Deze tips kunnen jou daarbij helpen:

• Vraag potentiële kandidaten een dagje te helpen, je ziet dan direct of ze enthousiast zijn.
• Zet potentiële kandidaten eerst in een commissie (indien aanwezig). Door dit werk in de commissie is het vaak direct duidelijk of iemand beschikt over communicatieve vaardigheden, organisatietalent, verantwoordelijkheidsgevoel, et cetera.
• Besteed werk uit. Je bent penningmeester en ziet de administratie als een te zware last? Zoek hulp bij een potentiële kandidaat en beoordeel of die de werkzaamheden naar behoren uitvoert.

Let op de volgende zaken bij het overdragen of aanvaarden van een bestuursfunctie:

Kennisoverdracht

• Welke processen lopen er en wat moet de nieuwe bestuurder daar precies voor doen?
• Welke relaties onderhoudt het aftredende bestuurslid en welke afspraken zijn daarmee gemaakt?
• Wat zijn de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden die de nieuwe bestuurder overneemt?

Controle

• Is het aftredende bestuurslid bij met alle werkzaamheden of zijn er achterstanden die ingelopen moet worden?
• Staan alle afspraken op papier en stemmen zij overeen met de afspraken die op de algemene vergadering zijn gemaakt?
• Is de kas, het banksaldo, de voorraad en inventaris conform de administratie? Zo niet, laat de vertrekkende bestuurder de tekorten aanvullen, desnoods uit eigen zak.

Aanvaarding

• Zorg dat de vertrekkende bestuurder de door afgesloten administraties ondertekent. De nieuwe bestuurder tekent vervolgens ook als bewijs van controle en acceptatie.
• Indien de penningmeester vertrekt: draag een evenutele kas over aan de nieuwe penningmeester en laat die in het kasboek tekenen voor ontvangst.
• Geef de bestuurswissel door aan de bank en de Kamer van Koophandel.