Voorbereiding en planning
In de voorbereiding komen de volgende zaken aan bod:
- Samenstellen van een donateurswerfgroep die de volledige organisatie en uitvoering van de actie coördineert;
- Verdeel taken en regio’s;
- Bepalen van de ondersteuners/meehelpers aan de donateurswerfactie;
- Bepalen en doorspreken van het doel van de actie en de periode waarin de actie plaatsvindt;
- Maken van een tijdschema waarin de activiteiten en de verantwoordelijke personen zijn opgenomen;
- Informatie verzamelen van eerder door jou gehouden donateurswerfacties: wat wil je daaruit overnemen?
- Advies inwinnen van andere stichtingen die ervaring hebben opgedaan met succesvolle donateurswerfacties.
Plan van aanpak
1. Materiaal verzamelen
Voordat je begint, is het zaak eerst materiaal te verzamelen over de organisatie dat je gaat helpen een krachtige wervingsboodschap te formuleren. Het is belangrijk dat je weet waar jouw stichting voor staat, wat je uit wilt dragen en wat jouw doelen zijn.
2. Doelgroepen bepalen
Bij het werven van donateurs is het bepalen van de doelgroep erg belangrijk. Wil je je richten op alle potentiele donateurs of wil jij stichting zich richten op een specifieke groep donateurs?
3. Budget vaststellen
Van groot belang in de wervingsactie(s) is om te weten hoeveel budget je beschikbaar hebt. Dit bepaalt welke middelen je in kan zetten en welke niet. Begroot van tevoren wat je wil en kan uitgeven, en probeer binnen het budget te blijven met jouw uitgaven. Afhankelijk van het budget weet je waar je aan kan denken. Met een klein budget is een grote advertentie in een dagblad niet aan de orde, maar bijvoorbeeld wel een advertentie op een gerichte website.
4. Aanbod en middelen
Hoe ga je jouw doelgroep bereiken en wat heb je te bieden? Handig is om hiervoor een analyse te maken van jouw aanbod en de middelen die je wil gaan inzetten.
5. Testen
Voordat de grote bulk e-mail, brochures, flyers of folders de deur uitgaat, is het verstandig een test uit te voeren. Bijvoorbeeld onder een speciaal testteam van een selecte groep donateurs, om erachter te komen wat de kwetsbaarheden van jouw actie zijn.
Zo kan je bijvoorbeeld ontdekken dat je een telefoonnummer vergeten bent te vermelden, of de url van de website. Ook kan je ontdekken dat de volgorde van de boodschap niet tot het juiste resultaat leidt. Bijvoorbeeld omdat jouw doel (“Word nu donateur!”) te veel verstopt zit.
6. Evalueren
Aan het einde van de donateurswerfcampagne is het tijd voor de evaluatie. Heeft de actie het aantal donateurs opgeleverd dat je wilde? Wat kan er volgende keer beter en wat ging er goed? Was het budget realistisch? De resultaten kan je meenemen in jouw volgende actie.
Na afloop
Denk bij de afronding van de ledenwerfactie aan het volgende:
- Zorg dat je de namen en adressen van nieuwe donateurs zorgvuldig op een centrale plaats noteert en beheert;
- Lang niet iedereen die is benaderd, wil meteen donateur worden. Soms twijfelt men nog en wil men graag meer informatie. Zorg er voor dat je toezeggingen die je doet ook waarmaakt. Houdt verder een lijst bij met geïnteresseerden, wellicht kan je ze later een keer uitnodigen voor een activiteit of meenemen in jouw volgende actie.
- Maak het resultaat bekend aan de leden van de ledenwerfgroep en alle helpers van deze actie. Dit kan degenen die niet zoveel actie hebben ondernomen, of weinig succes hadden, stimuleren om de volgende keer nog eens extra hun best te doen.
- Op een goed resultaat mag je best trots zijn. Maak het resultaat daarom ook bekend aan jouw donateurs en alle betrokkenen.
| Tips: Vergeet niet een goed contact te onderhouden met jouw nieuwe donateurs:
|
